Privacybeleid van Mokum.app

Dit deel is bedoeld voor ouders en verzorgers van kinderen die gebruikmaken van de Mokum-app in het kader van een begeleidingstraject. Hierin leggen wij uit welke persoonsgegevens via de app worden verzameld, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag die gegevens worden verwerkt, wie daarbij betrokken zijn en wat uw rechten zijn.

Via de Mokum-app kunnen verschillende soorten persoonsgegevens van u en uw kind worden verzameld. Het gaat om:

Gegevens over uw kind

Basisinformatie zoals de naam van uw kind, geboortedatum, eventueel een leerlingnummer, en de school en klas of groep.

Gegevens die u invult over uw kind

Informatie die u als ouder of verzorger over uw kind verstrekt via de app. U kunt bijvoorbeeld vragen beantwoorden of opmerkingen plaatsen over de ontwikkeling, het gedrag of het welzijn van uw kind. Als het relevant is voor de begeleiding, kunt u ook gevoelige informatie delen, zoals medische of gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld een diagnose, allergieën of andere bijzonderheden). Het verstrekken van dit soort bijzondere gegevens is volledig vrijwillig en gebeurt alleen als u daar expliciet mee instemt.

Gegevens over de begeleiding

De professionals van de school en de externe begeleider (makelaar of activiteitenaanbieder) kunnen in de app notities en gegevens vastleggen over het begeleidingstraject van uw kind. Dit kunnen verslagen van gesprekken zijn, observaties, doelen en voortgangsrapportages, en afspraken die met u of uw kind zijn gemaakt. Deze gegevens hebben betrekking op uw kind en de ondersteuning die geboden wordt.

Uw contact- en inloggegevens

Gegevens van u als ouder of verzorger, zoals uw naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer. Deze worden gebruikt om u toegang te geven tot de app en om contact met u op te nemen over de begeleiding.

De school van uw kind en de betrokken externe organisatie of professional die de naschoolse activiteit uitvoert zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in de Mokum-app. Deze externe partij kan een makelaarsorganisatie zijn (welzijnsinstantie), maar ook een sportclub, culturele organisatie of zelfstandige professional die de activiteit begeleidt. Dit betekent dat zij bepalen welke gegevens worden verzameld en met welk doel, en zij moeten zorgen dat dit op een juiste en veilige manier gebeurt.

In de praktijk blijft de school verantwoordelijk voor de leerlinggegevens en de externe aanbieder voor de gegevens die met hun begeleiding te maken hebben. Voor de gedeelde gegevens maken zij onderling afspraken in het samenwerkingsconvenant tussen school en aanbieder.

Gemeente Amsterdam

Initiatiefnemer van de Mokum-app. De gemeente heeft in deze pilotfase geen toegang tot de persoonsgegevens van u of uw kind in de app en speelt dus geen actieve rol in de dagelijkse gegevensverwerking. De gemeente faciliteert het platform maar ziet geen individuele gegevens van kinderen of ouders.

Fly Innovations O.Ü.

Ontwikkelaar en technische beheerder van de app, en verwerker namens de school en de externe activiteitenaanbieder. Fly slaat de persoonsgegevens op en beveiligt ze, en biedt technische ondersteuning, maar verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de school en de externe aanbieder. Fly gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Met zowel de school als de externe organisatie is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Wij (de school en de externe aanbieder) gebruiken de verzamelde gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

Begeleiding van uw kind

De primaire reden om gegevens te verzamelen is om uw kind zo goed mogelijk te begeleiden in zijn of haar ontwikkeling en welzijn. Door informatie te delen via de app kunnen school en externe aanbieder inzicht krijgen in de behoeften van uw kind, de voortgang bijhouden en hun ondersteuning op elkaar afstemmen.

Communicatie en samenwerking

De app faciliteert de samenwerking tussen de professionals van de school en de externe activiteitenaanbieder, en de communicatie met u als ouder. Uw contactgegevens kunnen gebruikt worden om u uit te nodigen voor de app en om u op de hoogte te houden, bijvoorbeeld met een bevestiging van een afspraak of een melding dat er een nieuw verslag klaarstaat.

We gebruiken de gegevens van u en uw kind niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. Er worden dus geen gegevens uit de Mokum-app gebruikt voor marketing, commerciële doelen of algemene leerlingadministratie buiten het begeleidingstraject om. Mocht het toch nodig zijn gegevens voor een nieuw doel te gebruiken, dan zullen wij u eerst om toestemming vragen of u daarover informeren als een andere grondslag van toepassing is.

Conform de privacywetgeving (AVG) hebben wij een wettelijke basis nodig om persoonsgegevens te mogen verwerken. Voor de Mokum-app hanteren we de volgende grondslagen:

Toestemming

In de meeste gevallen verwerken wij de gegevens op basis van uw toestemming. Wij vragen u om die toestemming tijdens het aanmeldproces van de app. Met het door u gegeven akkoord mogen de school en makelaar de door u ingevoerde gegevens en de onderlinge verslagen gebruiken voor de begeleiding van uw kind. Wanneer het gaat om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens van uw kind, verwerken wij die alleen als u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Gerechtvaardigd belang of wettelijke taak

De school en de makelaarsorganisatie hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheid om goede zorg en onderwijs te bieden. De school heeft bijvoorbeeld op grond van de onderwijswetgeving de plicht om leerlingen te begeleiden en mag daarvoor benodigde informatie verwerken. De makelaar kan op grond van een overeenkomst met de gemeente of een wettelijke taak jeugdhulp verlenen aan uw kind. Voor zover de verwerking van bepaalde gegevens noodzakelijk is om aan die verantwoordelijkheden te voldoen, kunnen zij zich daarop beroepen. Dat doen zij alleen wanneer verwerking zonder uw toestemming gerechtvaardigd is.

Geen andere grondslagen

We verwerken persoonsgegevens niet op grond van contractuele noodzaak, want er is geen directe overeenkomst tussen u en ons voor een dienst. Ook doen we niet aan geautomatiseerde besluitvorming die een aparte grondslag vereist.

In de praktijk is uw toestemming de belangrijkste grondslag voor het gebruik van de Mokum-app. De aanvullende beroepen op wettelijke taken of belangen dienen vooral ter ondersteuning van het feit dat scholen en hulpverleners binnen hun taakveld handelen. Heeft u vragen over de grondslag voor een specifiek gegeven, dan kunt u die stellen.

Bij het aanmelden voor de Mokum-app, meestal op uitnodiging van de school of makelaar, krijgt u uitleg over wat de app doet en welke gegevens nodig zijn. U wordt vervolgens gevraagd om akkoord te gaan met het gebruik van de app en de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dit gebeurt met een vinkje. Pas als u dit aanvinkt en de registratie bevestigt, wordt een account aangemaakt en kan de app worden gebruikt voor uw kind.

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens serieus. Zowel de school als de makelaarsorganisatie en Fly Innovations hebben maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegden of verlies.

Beveiligde verbinding

Gegevens die u invult of bekijkt, worden versleuteld verstuurd. U herkent dat aan “https://” in de adresbalk.

Alleen bevoegde gebruikers

Uitsluitend de medewerkers van de school en makelaar die bij de casus van uw kind horen, zoals de mentor, intern begeleider en de toegewezen begeleider, kunnen de gegevens inzien. Ieder van hen heeft een eigen account met wachtwoord. Ook u als ouder of verzorger kunt een account krijgen om gegevens van uw kind te bekijken of in te voeren.

Rolgebonden toegang

Binnen de app is ingesteld dat gebruikers alleen die informatie kunnen zien die voor hun rol nodig is. Een leerkracht van een andere klas of een medewerker die niet bij uw kind betrokken is, kan de gegevens van uw kind niet bekijken.

Servers en opslag

De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers beheerd door Fly Innovations of haar hostingpartner. Deze servers bevinden zich binnen de EU en zijn voorzien van actuele beveiligingsvoorzieningen, zoals firewalls en voortdurende monitoring. Gevoelige informatie in de database is extra versleuteld opgeslagen.

Back-ups

Er worden regelmatig back-ups gemaakt om te voorkomen dat gegevens verloren gaan bij een technisch probleem. Deze bestanden zijn versleuteld en worden veilig bewaard.

Geheimhouding

Iedereen die met de gegevens werkt heeft een geheimhoudingsplicht. Dit geldt voor de medewerkers van school en makelaar, die veelal al een ambts- of beroepsgeheim hebben, en voor de medewerkers van Fly Innovations die technisch toegang hebben. Zonder uw toestemming krijgt niemand buiten de direct betrokken professionals informatie over uw kind te zien.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dit betekent praktisch het volgende:

• Zolang uw kind actief begeleid wordt via de Mokum-app, blijven de gegevens beschikbaar voor de betrokken professionals. Dat is nodig om continuïteit in de ondersteuning te bieden.
• Als de begeleiding wordt afgerond, of de pilot met de app eindigt, sluiten we de persoonsgegevens voor die casus af. De gegevens worden dan binnen korte tijd onbruikbaar gemaakt voor dagelijks gebruik: gearchiveerd of volledig gewist.
• De school en de makelaarsorganisatie kunnen bepaalde gegevens overnemen in hun eigen dossiers als zij daar wettelijk toe verplicht zijn of dit nodig is voor hun verantwoording. Zo kan de school een samenvatting van het traject opnemen in het leerlingdossier. Die gegevens vallen dan onder de bewaartermijnen van de school zelf.
• In de app zelf blijven persoonsgegevens na afloop van de pilotfase niet langer bewaard dan enkele maanden na afsluiting van de cases, tenzij het project wordt verlengd. Standaard streven we ernaar gegevens uiterlijk één jaar na het einde van de pilot te verwijderen of te anonimiseren.
• Toestemmingsgegevens, dus de registratie dat u akkoord ging, kunnen voor administratieve doeleinden iets langer bewaard worden om te kunnen aantonen dat we rechtmatig hebben gehandeld.

U heeft als betrokkene verschillende privacyrechten, als ouder of verzorger van het kind om wie het gaat en in sommige gevallen ook namens uw kind.

Recht op inzage

U mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van u en uw kind verwerken. U krijgt dan uitleg en kunt desgewenst een kopie ontvangen. Veel gegevens kunt u zelf al inzien via de app, maar u heeft altijd recht op een overzicht.

Recht op rectificatie

Als bepaalde gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om verbetering of aanvulling te vragen.

Recht op verwijdering

U kunt in sommige gevallen laten verwijderen wat niet langer nodig is. Wanneer u uw toestemming intrekt, wissen wij voor zover mogelijk de bij ons aanwezige gegevens. Dit recht is niet absoluut: als de school of makelaar wettelijk verplicht is bepaalde gegevens te bewaren, kunnen zij die niet direct verwijderen, maar ze leggen u dat dan uit.

Recht op beperking

U mag ons verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van gegevens betwist of als u liever wilt dat we ze bewaren dan wissen.

Recht van bezwaar

Voor zover wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, heeft u het recht bezwaar te maken. Bij een bezwaar wegen wij opnieuw af of het belang om te verwerken opweegt tegen uw privacy. In principe stoppen we het betreffende gebruik, tenzij er zeer zwaarwegende redenen zijn om door te gaan.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u zelf verstrekte gegevens in een gestructureerd, digitaal formaat te ontvangen, zodat u ze kunt bewaren of aan een andere hulpverlener kunt geven. Waar technisch mogelijk kunnen we de gegevens ook rechtstreeks doorzetten naar een opvolgende instantie.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de school of de makelaarsorganisatie. Zij beoordelen uw verzoek en zorgen er in gezamenlijkheid voor dat het wordt afgehandeld. U krijgt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand bericht. Voor complexe zaken mag die termijn worden verlengd tot twee maanden, maar dan laten we u dat tijdig weten.

Tot slot heeft u het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen als u vindt dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt. Wij stellen het op prijs als u eerst uw zorgen met ons deelt, zodat wij het probleem kunnen oplossen.

Wij doen er alles aan om uw gegevens te beschermen, maar mocht er onverhoopt toch een datalek plaatsvinden, dan ondernemen de school en makelaar onmiddellijk actie. Zij onderzoeken het incident en nemen maatregelen om verdere schade te voorkomen. Levert het datalek risico’s op voor uw privacy, dan melden zij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals de wet vereist.

Ook informeren zij u als het lek gevolgen kan hebben voor u of uw kind. In zo’n bericht leggen we uit wat er is gebeurd, welke gegevens erbij betrokken zijn en wat we hebben gedaan of gaan doen om het op te lossen. U hoort ook wat u zelf kunt doen, bijvoorbeeld of u wachtwoorden moet veranderen of alert moet zijn op misbruik.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een privacyverzoek indienen? Neem dan contact op met:

De school van uw kind

U kunt terecht bij de mentor, privacycoördinator of directie van uw school.

De organisatie die uw kind begeleidt

Neem contact op met de begeleider of coördinator van de activiteitenaanbieder die uw kind ondersteunt.

Hoe u contact opneemt:

• Via de gebruikelijke contactgegevens van uw school, telefoon of e-mail.
• Via de contactpersoon die u heeft uitgenodigd voor de Mokum-app.
• Via de contactgegevens die u heeft gekregen bij aanmelding.

Deze organisaties werken nauw samen in het Mokum-platform. U mag zelf kiezen bij welke u zich meldt; zij stemmen onderling af om uw vraag te beantwoorden of uw verzoek uit te voeren.

Naast trajecten voor kinderen kan de Mokum-app ook gebruikt worden door volwassenen, bijvoorbeeld als professional (zoals een leerkracht, makelaar of activiteitenbegeleider) of als volwassen deelnemer aan een activiteit die via de app wordt georganiseerd.